对学校档案整理工作督导检查的通报

鹿泉市教育督导通报

第二期

鹿泉市人民政府教育督导室                      2009年4月21日

关于对学校档案整理工作督导检查的通报

根据《鹿泉市教育局关于对学校档案整理工作进行督导检查的通知》（鹿教字[2009]26号）精神，结合检查内容及相关要求，4月初，督导室组织部分督导联络员分四个组对全市教育系统学校档案整理进行了督导检查，共抽查了68所学校，检查的内容分管理体制建设、业务建设、基础设施建设、开发利用等四个部分。现将检查情况通报如下：

一、领导重视，责任落实。各学校对档案管理工作普遍重视，都建立与学校相适应的档案管理机构，明确有领导分管，都能按照要求确定了由一名工作认真负责的教师专职（或兼职）负责档案管理工作，管理人员多数能熟练的完成档案整理工作。

二、内容齐全，整理规范。各学校基本上能按照要求进行比较全面的档案材料的收集。其中上庄小学、龙凤湖小学、南寨小学、曲寨小学、大河小学、大河一中、同阁小学、获鹿镇一中、实验初级中学等学校档案资料齐全、完整，各种文件归档及时，很注重平时的积累，案卷项目书写规范，装订结实美观，档案橱柜摆放整齐。

三、注重使用，发挥作用。大多数学校都有较为规范的档案借阅登记簿和档案利用效果实例。开发区中学、铜冶镇一中、南铜冶小学、实验初级中学、曲寨小学、实验小学等学校的电子档案内容齐全、完整，使用规范且效果突出，其中实验初级中学、大河镇一中根据学校的实际将电子档案做了相应修改，使之更具有学校档案的实用性。

在检查过程中也发现有些学校的档案整理工作还存在一些问题：一是对于电子档案软件系统的使用不够重视，有的学校的电子档案内容太少，有的学校的电子档案打不开，也不想办法解决。二是卷内资料装订顺序有待重视，尤其是政务类中上级发文顺序混乱，时间不连贯。有的卷内没有目录，文件没有编码，不能快速检索。三是有的学校档案管理人员不固定，经常换人，使档案管理人员的业务不熟练，影响档案的管理与使用。四是学校对档案资料收集不及时，给档案员收集工作带来一定的困难。五是档案利用方面有欠缺，有的学校没有档案借阅记录和使用效果实例，有的学校的档案借阅登记和使用效果实例太简单。

为了使档案整理工作更科学、规范，提出以下要求：

1、各学校要继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。

2、在工作方法上，要养成良好的档案材料及时收集、整理和立卷归档习惯，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。要注重档案材料的真实性、完整性。

3、各学校的档案管理人员要保持相对稳定，没有特殊情况不能换人（如果换人，要做好人员之间的交接工作），从而保证档案管理工作地连续性，实效性。

4、安装电子档案管理系统软件的学校，电子档案内容要全面，要与纸质档案的内容相对应，充分发挥电子档案的作用，及时解决使用中出现的问题，使档案管理更加完善、科学、规范、实用。

附：各督导组检查结果。

初中和直属学校：（以学校排名）

第一组：大河镇中学98分     曲寨中学95分

   黄壁庄镇中学94分   李村镇中学92分

   宜安镇中学90分

第二组：铜冶镇一中98分     上庄镇中98分

寺家庄镇一中96分   上寨乡中96分

铜冶镇二中96分     龙风湖中学94分

   寺家庄镇二中94分

第三组：获鹿镇中学93分     实验初级中学90分

高新区中学89分

第四组：鹿泉一中98分      职教中心95分

        进修学校93分       鹿泉一幼90分

        鹿泉直幼90分       鹿泉二中89分

        鹿泉三中87分       实验高中84分

        实践基地83分       特教学校80分

小学：（以乡镇排名）

第一组：大河镇96.67分       宜安镇95分

        李村镇92.75分       黄壁庄镇91分

        育才小学86分

第二组：上寨乡97分          山尹村乡97分

        上庄镇96.5分        铜冶镇96分

        寺家庄镇95分

第三组：获鹿镇97分          石井乡92.3分

        开发区91分          白鹿泉乡90分